Se sei un libero professionista come me con Partita IVA, sai bene qual è il problema: compensi bassi, attese lunghe e soprattutto regole poco chiare.
E per chi come me è abituato a lavorare da solo da molto tempo sa benissimo che in Italia tutto ciò diventa un vero e proprio campo minato.
Perché se da un lato c’è la Legge, che giustamente DEVE essere osservata e applicata dall’altra abbiamo altri sedicenti professionisti che interpretano le cose a modo loro o peggio magari lavorano in nero giustificandosi in ogni modo, magari scaricando la colpa di un governo ingiusto.
Senza contare che alcuni clienti sono ostici e tossici e pur di ottenere ciò che vogliono farebbero di tutto ma in primis quello di sfruttarci, specie i nuovi professionisti alle prime armi che pur di ottenere un po’ di lavoro farebbero di tutto.
Quindi è giusto che io mi esprima a riguardo chiarendo diversi punti, forte soprattutto di 20 anni di attività indipendente e partita IVA con regime forfettario fin dal lontano Aprile 2008.
Negli ultimi anni sono comparsi diversi “tariffari minimi” per freelance ma presentano dei punti fortemente critici che intendo sottolineare e chiarire sotto l’aspetto legale e giuridico.
Alcuni sono utili come riferimento. Altri, invece, contengono errori fiscali e legali che rischiano di farti male.
In questa guida vediamo:
- perché il “tariffario minimo obbligatorio” non esiste (per legge)
- come difendere il tuo daily rate in modo legittimo
- come funziona la rivalsa INPS 4% (e cosa nessuno ti dice)
- regime ordinario vs forfettario: cambia tutto
- rimborsi spese dopo il D.Lgs. 192/2024
- come fatturare senza errori (esempi pratici)
Niente proclami. Solo strumenti che puoi usare davvero, con fonti verificabili.
Ricorda anche l’evento del 27 Maggio, il Recruting Day di Noto (SR) di cui ho descritto le problematiche in cui probabilmente ti ritrovi anche tu.
1. Il problema del “tariffario minimo”
Molti professionisti, spinti da una giusta indignazione verso un sistema marcio, provano a creare un tariffario minimo obbligatorio come prima linea di difesa.
ATTENZIONE! in Italia è SEVERAMENTE VIETATO dalla normativa sulla concorrenza (Legge 4/2018, art. 5 e DL 223/2006).
Precisazione: “Puoi consigliare un compenso minimo, ma non puoi imporlo né scrivere ‘cifra non derogabile’.
Quello che puoi fare è rendere il tuo compenso non negoziabile per te, cioè rifiutare incarichi che non rispettano il tuo parametro. Questo non è un tariffario obbligatorio per il cliente, ma una scelta professionale legittima del singolo professionista.
Nel mio caso infatti per il servizio di assistenza remota e per la creazione di contenuti premium e ghostwriting ho scelto di rendere i miei servizi a prezzo fisso, non negoziabile.
È una mia scelta professionale legittima. Quello che non posso fare è imporre ad altri professionisti di fare lo stesso.
✅ Cosa puoi fare invece
- un documento di riferimento interno (per te o per associazioni)
- un vademecum di buone pratiche per la trattativa
- un contratto ben scritto con clausole chiare
La vera tutela non è un proclama, ma uno strumento legalmente sostenibile.
2. Daily rate e trasferte: come difenderli
Il daily rate (compenso giornaliero) è la base del lavoro freelance.
Valori di riferimento 2026
- Daily rate minimo consigliato: € 250 per 8 ore di disponibilità
- Ore eccedenti: fino a +25% previo accordo
Trasferta e giorni non lavorati
Se sei in trasferta e rimani a disposizione nel weekend senza poter rientrare, puoi negoziare un compenso di reperibilità (es. 70% del daily).
⚠️ Non è un diritto automatico. Deve essere scritto nel contratto.
Differenza fondamentale: nel lavoro dipendente le ferie sono pagate. Nel freelance nessuno ti paga se non lavori, salvo accordo specifico.
Da considerare però che i famosi 250 euro giornalieri non sono una tariffa giornaliera ufficiale ma un dato “di prassi” o “di riferimento associativo” che circola in alcuni ambienti (soprattutto settori tecnici: ispettori, project manager, QA/QC, HSE). Nasce da:
- Confronti informali tra professionisti (“quanto prendi? Io 250…”)
- Documenti di associazioni di categoria (es. Lombardia Giornalisti con le sue “tabelle minime professionali” )
- Semplice conversione di vecchie tariffe orarie (es. 31,25 €/ora × 8 ore = 250 €)
Ma resta un parametro di mercato (quanto chiede mediamente un professionista), non una soglia legale.
3. Rivalsa INPS 4%: la fonte ufficiale e quello che nessuno dice
La rivalsa INPS del 4% esiste ed è regolata da una norma precisa.
📌 FONTE UFFICIALE
Legge 23 dicembre 1996, n. 662, art. 1, comma 212
“Ai fini dell’obbligo previsto dall’articolo 2, comma 26, della legge 8 agosto 1995, n. 335, i soggetti titolari di redditi di lavoro autonomo […] hanno titolo ad addebitare ai committenti, in via definitiva, una percentuale nella misura del 4 per cento dei compensi lordi”
🔗 Fonte: INPS Messaggio n. 7751 del 07-05-2012
⚠️ Cosa dice l’INPS (e che molti omettono)
Lo stesso messaggio INPS chiarisce due punti fondamentali:
- “La norma attribuisce titolo e non obbligo di addebito” → la rivalsa è facoltativa, non obbligatoria
- “Il professionista è l’unico soggetto obbligato al pagamento dei contributi nei confronti dell’INPS, a prescindere dal fatto che il cliente paghi o meno la rivalsa”
⚠️ Cosa nessuno aggiunge (ed è fondamentale)
Nel regime forfettario:
- la rivalsa 4% entra nel fatturato
- aumenta il reddito imponibile
- concorre al limite di 85.000 €
- sulla rivalsa paghi l’imposta sostitutiva (15% o 5%)
Esempio pratico (forfettario, coefficiente 78%)
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Compenso: € 1.000 Rivalsa 4%: € 40 Totale fattura: € 1.040 Reddito imponibile = 1.040 × 78% = € 811,20 Su questo paghi: - imposta sostitutiva (15%) su € 811,20 - contributi INPS (26,07%) su € 811,20
Morale: il 4% non è un “extra netto”. È tassato e contribuisce.
4. Le aliquote INPS Gestione Separata 2026 (fonte ufficiale)
Per il 2026, l’INPS ha pubblicato le aliquote ufficiali con la Circolare n. 8 del 3 febbraio 2026.
📌 FONTE UFFICIALE
INPS Circolare n. 8 del 3 febbraio 2026 – Aliquote Gestione Separata 2026
🔗 Fonte: Unioncamere – INPS Gestione Separata aliquote 2026
Tabella aliquote 2026 per liberi professionisti
| Profilo | Aliquota IVS | Aliquota totale | Fonte |
|---|---|---|---|
| Senza altra copertura pensionistica | 25,00% | 26,07% (inclusi 0,72% maternità/malattia/ANF + 0,35% ISCRO) | |
| Titolari di pensione o con altra copertura | 24,00% | 24,00% |
Massimale contributivo 2026: € 122.295,00
5. Rimborsi spese: cosa è cambiato con il D.Lgs. 192/2024
Dal 1° gennaio 2025 è cambiata radicalmente la disciplina dei rimborsi spese per i professionisti.
📌 FONTE UFFICIALE
D.Lgs. 13 dicembre 2024, n. 192 – “Revisione del regime impositivo dei redditi (IRPEF-IRES)”
Pubblicato in Gazzetta Ufficiale n. 294 del 16-12-2024
🔗 Fonte: Gazzetta Ufficiale – D.Lgs. 192/2024
Cosa dice esplicitamente la legge
L’art. 5 del D.Lgs. 192/2024 ha riscritto l’art. 54 del TUIR. Il nuovo comma 2, lettera b) stabilisce che non concorrono a formare il reddito le somme percepite a titolo di:
“rimborso delle spese sostenute dal professionista per l’esecuzione di un incarico e addebitate analiticamente in capo al committente”
🔗 Fonte: Consulenza.it – Riaddebiti spese al committente 2025
Tabella riepilogativa rimborsi
| Tipologia | Esenzione | Tracciabilità obbligatoria | Imponibile |
|---|---|---|---|
| Vitto, alloggio, viaggio, trasporto (Italia) | ✅ Sì | Sì (carta/bancomat/bonifico) | No |
| Vitto, alloggio, viaggio, trasporto (estero) | ✅ Sì | No | No |
| Indennità chilometrica (tabelle ACI) | ❌ No | N/A | Sì (imponibile) |
🔗 Fonte rimborsi e tracciabilità: Informazione Fiscale – Rimborsi spese forfettari 2025
6. Regime forfettario: cosa cambia con i rimborsi spese
Questa è la novità più importante per chi, come me, è in regime forfettario.
✅ Il principio generale
Dal 2025, i rimborsi analitici (spese vive documentate) non concorrono a formare il reddito imponibile del professionista forfettario.
Effetti pratici per il forfettario
- Riduzione della base imponibile – si calcola solo sui compensi, non sui rimborsi
- Non incidono sul limite degli 85.000 € – i rimborsi non contano per la permanenza nel regime
Esempio pratico
Professionista con coefficiente di redditività 78%:
| Periodo | Compenso | Rimborso spese | Base imponibile |
|---|---|---|---|
| Fino al 2024 | € 1.500 | € 300 | € 1.800 × 78% = € 1.404 |
| Dal 2025 | € 1.500 | € 300 | € 1.500 × 78% = € 1.170 |
Risparmio d’imposta: € 234 di imponibile in meno
🔗 Fonte: Informazione Fiscale – Esempio rimborsi forfettari
⚠️ Attenzione alla tracciabilità
Per le spese sostenute in Italia (vitto, alloggio, viaggio, trasporto non di linea), il rimborso è esente solo se il pagamento originario è stato effettuato con strumenti tracciabili (carta di credito/debito, bonifico, bancomat).
🔗 Fonte: Corriere della Sera – Rimborsi spese vive e regime forfettario 2025
📌 Il dibattito ancora aperto
Esiste ancora un dubbio interpretativo in attesa di chiarimenti ufficiali dell’Agenzia delle Entrate. Due orientamenti:
- Interpretazione estensiva (prevalente): la nuova disciplina si applica anche ai forfettari per equità fiscale
- Interpretazione restrittiva: in assenza di rinvio espresso, i rimborsi resterebbero imponibili
🔗 Fonte sul dibattito: Ratio Quotidiano – Forfetari e spese anticipate
Consiglio operativo: In fattura, distingui sempre chiaramente tra compenso e rimborso analitico. Indica “rimborso spese anticipate in nome e per conto del cliente – art. 15 D.P.R. 633/72”.
7. Termini di pagamento: come difendersi da 60-90 giorni
Nel contratto B2B sono comuni pagamenti a 60 o 90 giorni. Ma il professionista non è obbligato ad accettarli.
Cosa puoi fare
- Chiedere l’intera somma in anticipo all’emissione della fattura ed è una pratica che ti permette di tutelarti e gestire meglio la liquidità. articolo 2234 del Codice Civile. (come faccio io di solito)
- Oppure chiedere acconto (es. 30-50% prima dell’inizio) e il resto poco pprima di terminare il lavoro (24/48 ore prima) o al termine di esso.
- Inserire interessi di mora (DLgs 231/2002)
- Rifiutare intermediari che scaricano su di te i loro ritardi
Principio chiave: se un’agenzia accetta pagamenti a 90 giorni dal cliente finale, non può scaricarli su di te. Può anticipare le somme o rinegoziare con il cliente.
Richiedo infatti in anticipo l’intera somma specialmente perché per il fisco, la tempistica è fondamentale: nel regime forfettario, un compenso si considera “guadagnato” nel momento in cui lo incassi, non quando finisci il lavoro .
Quindi se incassi l’anticipo a dicembre 2026 per un lavoro che farai a gennaio 2027, quel reddito concorrerà a formare il tuo imponibile per il 2026.
Niente Ritenuta: Ricordati di scrivere in fattura che operi in regime forfettario e che non devi subire la ritenuta d’acconto del 20% .
Fatturazione Obbligatoria: Appena ricevi i soldi (anche un semplice acconto), hai 12 giorni di tempo per emettere fattura elettronica .
Codice corretto: Nella fattura di acconto, dovrai usare il TipoDocumento TD02 o TD03 .
Novità 2026 per i pagamenti della PA
Con le recenti modifiche al decreto fiscale, dal 15 giugno 2026 scatteranno meccanismi di compensazione automatica tra spettanze e cartelle per i professionisti che lavorano con la Pubblica Amministrazione.
🔗 Fonte: Commercialista Telematico – Decreto fiscale compensazioni PA 2026
8. Esempi pratici di fatturazione (ordinario vs forfettario)
Caso A – Regime ordinario (IVA 22%)
text
Compenso: € 1.000 Rimborso hotel (esente): € 200 IVA 22% su € 1.000: € 220 Totale fattura: € 1.420
Caso B – Regime forfettario (senza IVA, con rivalsa 4%)
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Compenso: € 1.000 Rivalsa INPS 4%: € 40 Rimborso hotel (esente): € 200 Totale fattura: € 1.240
⚠️ Nel forfettario, il rimborso hotel non è imponibile e non concorre al limite 85k (secondo l’interpretazione prevalente).
Inoltre vorrei ricordare che nelle fatture, sebbene ci sia esenzione dall’IVA in base al regime forfettario vi sono anche i 2 euro di marca da bollo inclusi nella fattura a carico sempre del professionista e non del cliente… mi spiego meglio…
Tassazione e marca da bollo nel regime forfettario
📌 Imposta sostitutiva (fonte ufficiale)
Legge 23 dicembre 2014, n. 190 (Legge di Stabilità 2015) – art. 1, commi 54-89
🔗 Fonte: Agenzia delle Entrate – Regime forfettario
| Aliquota | Condizione |
|---|---|
| 5% | Primi 5 anni di attività (start-up) |
| 15% | Dal 6° anno o se non si rientra nei requisiti start-up |
Calcolo: imposta sostitutiva = (compenso lordo × coefficiente di redditività) × aliquota
Esempio pratico (forfettario con coefficiente 78%, 15%):
text
Compenso: € 1.000 Rivalsa INPS 4%: € 40 Totale fattura: € 1.040 Reddito imponibile = 1.040 × 78% = € 811,20 Imposta sostitutiva 15% = € 121,68
📌 Marca da bollo su ogni fattura (fonte ufficiale)
DPR 26 ottobre 1972, n. 642 – Tabella allegata, art. 13
🔗 Fonte: Agenzia delle Entrate – Marca da bollo sulle fatture
Regola: ogni fattura di importo superiore a € 77,47 è soggetta a imposta di bollo pari a € 2,00
| Condizione | Marca da bollo |
|---|---|
| Importo fattura per meno di ≤ € 77,47 | Nessuna |
| Importo fattura superiore a > € 77,47 | € 2,00 (per ogni fattura) |
Modalità di assolvimento per fattura elettronica:
- Indicare nel campo
2.2.2.3del file XML l’importo € 2,00 (se avete un gestionale tipo SumUP sarà automaticamente inserito dal sistema una volta selezionato il regime forfettario) - Il sistema lo comunica automaticamente all’Agenzia delle Entrate
- Il pagamento avviene con F24 al momento del versamento dell’imposta sostitutiva
🔗 Fonte operativa: Commercialista Telematico – Marca da bollo su fattura elettronica
Attenzione: la marca da bollo non va addebitata al cliente (salvo diverso accordo scritto). È un costo a carico del professionista. Come infatti ho sempre fatto e assolta tramite F24., anche se spesso preciso al cliente le spese di cui mi faccio giustamente carico davanti alla Legge Italiana.
Riepilogo finale per il regime forfettario
| Voce | Aliquota/Importo | Fonte |
|---|---|---|
| Imposta sostitutiva (ordinaria) | 15% | L. 190/2014 |
| Imposta sostitutiva (start-up 5 anni) | 5% | L. 190/2014 |
| Marca da bollo per fattura > € 77,47 | € 2,00 | DPR 642/1972 |
| Rivalsa INPS | 4% | L. 662/1996 |
| Aliquota INPS reale (senza altre coperture) | 26,07% | INPS Circ. 8/2026 |
Esempio completo fattura forfettario 2026 (con marca da bollo)
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Compenso: € 1.000,00 Rivalsa INPS 4% (facoltativa): € 40,00 TOTALE IMPONIBILE: € 1.040,00 Marca da bollo (a carico professionista): € 2,00 TOTALE FATTURA: € 1.042,00 Reddito imponibile: € 1.040 × 78% = € 811,20 Su questo: - Imposta sostitutiva 15% = € 121,68 - Contributi INPS 26,07% = € 211,51 (di cui € 40 già recuperati con rivalsa) - Marca da bollo = € 2,00
9. Sintesi delle fonti ufficiali
| Argomento | Fonte | Link |
|---|---|---|
| Rivalsa INPS 4% | Legge 662/1996, art. 1, co. 212 + INPS Messaggio 7751/2012 | INPS |
| Aliquote Gestione Separata 2026 | INPS Circolare n. 8/2026 | Unioncamere |
| Rimborsi spese non imponibili | D.Lgs. 192/2024 (art. 54 TUIR) | Gazzetta Ufficiale |
| Tracciabilità rimborsi | D.L. 84/2025 (Decreto Fiscale) | Informazione Fiscale |
| Limiti e soglie forfettario | Legge 190/2014 | Ratio Quotidiano |
10. Conclusioni: dignità sì, ma con le regole giuste
La dignità professionale non si difende con proclami o documenti gridati. Si difende con:
- strumenti corretti (contratti, clausole, fatture)
- conoscenza delle regole (fiscali, previdenziali, civilistiche)
- fonti verificabili (non slogan)
Il vecchio approccio del “tariffario minimo obbligatorio” non funziona:
❌ viola la legge sulla concorrenza
❌ contiene errori fiscali (o omissioni)
❌ ignora il regime forfettario (o lo tratta male)
Questo articolo ti dà le basi per costruire il tuo metodo di lavoro in modo sostenibile, difendibile e trasparente, ma soprattutto con tutte le fonti per verificare ogni affermazione.
Se vuoi approfondire un caso concreto o hai dubbi su fatturazione e contratti, scrivimi pure.
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